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ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN DE UNA CONVENCIÓN

Planificar temprano y en detalle es clave para el éxito de tu convención. ¡Aquí tienes un recordatorio de las cosas que tendrás que tener en cuenta!

Esta lista está pensada para una convención o conferencia de unas 100 personas. Planifica con 6 meses de adelanto, pero controla bien tu agenda… en muchos casos no vas a tener tanto tiempo!

6 MESES ANTES
• Establece los objetivos del evento, los asuntos, los posibles problemas, etc...
• Define los asistentes, internos y externos: invitados, conferenciantes, VIPs.
• Crea el equipo de organización, la lista de tareas y responsabilidades y distribuirlas, con sus fechas de realización, entre el equipo.
• Preselecciona posibles fechas, teniendo en cuenta vacaciones, otros eventos de la empresa o de otras empresas.
• Preselecciona los posibles destinos y los posibles lugares.
• Establece un primer contacto con proveedores potenciales: hoteles, centros de convenciones, audiovisuales, etc... Consigue información de ellos, de los centros de información turísticos, de páginas Web, etc.
• Define los borradores del programa y de la agenda de la convención.
• Si es para otro país, comprueba las necesidades sanitarias, de visado. Puede ser conveniente que selecciones un receptivo para problemas logísticos y de aduana.

DE 4 A 6 MESES ANTES
• Empieza a comunicar el evento a los asistentes previstos: fechas, sitio, información básica sobre los objetivos y el contenido
• Define en más detalle el programa y la agenda
• Selecciona los temas y los conferenciantes - no olvides de tener en cuenta sus requerimientos logísticos y de audiovisuales
• Selecciona el lugar y los hoteles, negocia y firma los contratos. Incluir en la negociación las necesidades previsibles en el lugar del evento de oficina, secretariado y comunicación (teléfono, Internet…), Climatización, etc.
• Selecciona los proveedores para las varias necesidades de tu evento y empieza las negociaciones. Confirma disponibilidad y condiciones lo antes posible.
• Si el evento implica viajar, asegúrate de la parte de transporte para el equipo organizador, los asistentes y el material (con una agencia de viajes o directamente con empresas de transporte aéreo y terrestre)
• Realiza los pedidos de regalos hechos especialmente, de papelería para el evento, etc.

3 MESES ANTES
• Hacer un seguimiento de todos los puntos de la lista "De 4 a 6 meses antes" y asegúrate de que todo vaya bien
• Planifica y arregla las necesidades de recibimiento en el aeropuerto, aduanas, pases de seguridad si fueran necesarios
• Comprueba y aprueba los regalos hechos para tu evento

2 MESES ANTES
• Confirma el programa y la agenda
• Recuerda a los asistentes potenciales que el evento se está acercando, que tienen que registrarse y comunícales el programa completo
• Define la organización de habitaciones y de forma general la organización y orientación dentro del hotel, de las salas (señales de orientación, mesa de acogida, espacios para pausas, etc.)
• Encarga la señalización del acto

4 - 6 SEMANAS ANTES
• Crea y copia el material que vaya a distribuirse
• Reconfirma todos los contratos con proveedores
• Manda la información sobre el evento a los asistentes: requisitos de participación, información sobre el lugar, consejos de transporte, datos de contacto en caso de duda, etc.
• Envía el material hasta el destino (sobre todo si está lejos)
• Prepara las acreditaciones

1 SEMANA ANTES
• Arma una reunión con todo el equipo para finalizar la organización. Cubre todos los aspectos del evento: administración, logística, responsabilidades, organización del trabajo.
• Asegúrate de que todo el material haya llegado
• Contacta con los proveedores, especialmente hotel y lugar, para finalizar condiciones (¿qué va a la cuenta principal? ¿Qué paga tu empresa? ¿Qué tienen que pagar los asistentes?)
• Revisa la lista de asistentes y comprueba el reparto de habitaciones. Revisa el proceso de check-in y check-out
• Juntas mini-encuentros con todos los proveedores para darles una explicación de último momento, comunica los posibles cambios de última hora.
• Arma la oficina y el escritorio de secretaria, el área de registro y de distribución del material y de los regalos. Comprueba que todo "fluya bien"

DESPUÉS DE LA CONVENCIÓN
• Arma una sesión con el equipo de organización y algunos proveedores (lugar, hotel, gestor de destino, etc.) para resolver problemas pendientes, extraer lecciones… y dar las gracias a todos ellos.
• Envía cartas dando las gracias a los proveedores y a la gente que ha hecho posible el acontecimiento