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LAS EDECANES DE CONGRESOS: ¿BELLEZA Y PROFESIONALISMO?
Todo evento, congreso, feria, convención, rueda de negocios etc., necesita de un personal de apoyo que asista en todo momento durante la coordinación del mismo. Es ahí cuando el papel de las edecanes se hace presente y juega cada día un papel más importante. Sin ellas los eventos no tendrían el éxito que se persigue.
La misión de estas señoritas tan agradables y atentas es la de recibir, orientar y ayudar en nombre de una institución, empresa o de los organizadores, a todos los invitados y asistentes del evento en cuestión, canalizando una correcta comunicación e imagen de la entidad a la que representan.
Es imprescindible hoy en día que el perfil formativo de las edecanes de congresos sea de mayor calidad, pues no es suficiente tener una “cara bonita”, pues la preparación en idiomas, estudios universitarios, Informática, conocimientos de protocolo y del “saber estar”, son también ingredientes muy importantes que tomar en cuenta.
Es una ley universal, que en donde a uno lo tratan bien siempre se desea volver, o se habla del éxito del lugar a VOX POPULI, en el caso de un congreso, los asistentes identifican la calidad de la organización con el trato y atención recibidos, y es aquí donde el encanto, profesionalismo y sutileza de las edecanes de congresos hacen que se conviertan en el elemento clave y sincronizador entre el equipo que organiza el evento y los asistentes o congresistas.
Dentro de las labores que realiza una edecán de congresos podemos definir algunas como las siguientes: Atender el “hospitality desk” o área de secretaría técnica (stand de información permanente), registro de asistencias, montaje y entrega de documentación y credenciales, control en salas y auditorio, recepción de los asistentes, manejo de medios audiovisuales, atención de los puntos de información, entrega de obsequios, etc.
Al verse involucradas en todas estas actividades, se podría decir que la azafata de congresos ideal sería la profesional formada y preparada en protocolo, organización de congresos, manejo de medios audiovisuales y atención al cliente, es decir, que comprenda todas las etapas de la organización de un congreso y de todos los recursos que forman parte.
Debido al gran nivel profesional y exigencia de los asistentes a congresos internacionales, es necesario contar con edecanes preparadas y profesionales, no solo su belleza física garantizará un servicio de calidad y éxito en la coordinación de un congreso, por eso se debe realizar una correcta evaluación a la hora de contratar.
En el caso de las edecanes de ferias tienen una similitud en cuanto a las labores de una edecán de congresos. Las edecanes de ferias son contratadas por empresas que participan como expositores en una feria, siendo ellas las encargadas de transmitir la imagen de la compañía que las contrata. Es importante que las edecanes de ferias reúnan cualidades importantes como grandes dosis de responsabilidad, sentido común, puntualidad, cortesía, buena presencia, conocimientos de protocolo y experiencia en resolver imprevistos, pues tienen la gran misión de transmitir una imagen de éxito y comunicar eficazmente a los visitantes, los servicios y productos de la empresa a la que representan.
Entre las responsabilidades de la edecán de ferias se definen las siguientes: Atención al público, apoyo en la recepción de pedidos, explicación de los productos, planificación de encuentros entre clientes y vendedores, control de stands, taquilla, control de entradas y salidas, venta de merchandising, entrega de obsequios, información sobre la empresa a la que representa, ayuda a la organización, etc.
El contar con el personal de apoyo calificado, como es el caso de las edecanes, crea un ambiente de tranquilidad para los organizadores durante la coordinación del evento, y más importante aun, la grata satisfacción de todos los visitantes y asistentes al ser atendidos con gracia y profesionalismo.
