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TIPS PARA ORGANIZAR UN EVENTO EXITOSO
La palabra evento se deriva del latín eventus, término utilizado en la antigüedad para referirse a cualquier acontecimiento o suceso imprevisto o de realización incierta. En la actualidad se lo utiliza para referirse a cualquier acontecimiento importante y en previsión de todo lo que pueda suceder.
Con el paso de los años muchas personas y empresas han incursionado en la organización de todo tipo de eventos. Sin embargo, organizar un evento no es tarea sencilla y organizar un evento exitoso es inclusive más difícil. Por este motivo me he permitido resaltar 5 consejos que considero son las claves de un evento exitoso.
1. Construir un equipo colaborador.
¿Cuántas veces hemos escuchado la frase “el recurso humano es el activo más valioso de una empresa”? Cuando hablamos de organizar un evento el equipo de trabajo se convierte en nuestro principal activo. Es importante contar con profesionales capacitados y creativos que aporten con ideas durante todo el proceso de planificación del evento. De esta forma se sentirán parte del equipo de trabajo y esto ayudará a ahorrar costos por cambios que podrían producirse a mitad del camino.
2. Planificar detalladamente el trabajo.
El éxito de un evento depende del cuidado que se ponga en la fase de planificación. Sin importar el tipo de evento que sea, el objetivo es producir un tipo de evento que sea exitoso y que logre captar la atención de los asistentes. El líder o cabeza del equipo es quien determinará las acciones a seguir, los tiempos, los elementos y presupuesto con los que se cuenta para lograr los objetivos. Es básico establecer un programa de trabajo en el que se dividen las tareas por áreas y se asignen responsables. Esto evitará retrasos en la programación del evento.
Cada planeación deberá ser clara, detallada y precisa. También deberá dejar un margen de flexibilidad sujeto a cambios e imprevistos y establecer la coordinación de cada área y de las mismas entre sí.
Son los detalles los que marcan la diferencia entre un evento ordinario y un evento trascendental.
3. Trabajar de acuerdo a lo planificado.
Un plan de trabajo es inservible si se lo archiva. Una vez establecidos los objetivos del evento y las actividades a realizarse, es importante ceñirse estrictamente al cronograma de trabajo para de esta forma lograr que las transiciones fluyan sin complicaciones ni atrasos. Es importante mantener canales de comunicación abiertos con todo el equipo, con el fin de que cada tarea se ejecute eficientemente.
4. Comunicar el evento adecuadamente.
La adecuada comunicación es una herramienta clave para generar expectativa y atraer la atención hacia el evento que se está organizando. Es necesario escoger un tema central que se utilizará como “mensaje básico”. El tipo de evento marcará los canales de comunicación que deberán utilizarse para la difusión. Es importante considerar un margen de tiempo de dos semanas para el envío de invitaciones / comunicaciones, sin embargo, es el protocolo social, empresarial, u oficial el que dictará las pautas a seguir.
Como complemento en eventos empresariales, se puede utilizar páginas web interactivas, envío correos electrónicos y faxes, llamadas telefónicas, entre otros. Es recomendable enviar boletines post-evento a los medios de comunicación para de esta forma tratar de asegurar la publicación de la noticia.
5. Obtener retroalimentación.
Una vez finalizado el evento se recomienda mantener una reunión de trabajo para evaluar los resultados y en caso de ser necesario tomar las medidas correctivas que se requieran implementar en futuros eventos. De esta forma, se busca asegurar un mejoramiento continuo basado en la calidad.
“Planificación de Eventos: donde no existe espacio para cometer errores”
